Privacy Policy
PRIVACY POLICY
THE RUBENS COLLECTION
Ultimo aggiornamento: 15 ottobre 2026
La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti del sito www.therubenscollection.com e degli ospiti delle strutture ricettive gestite da The Rubens Collection, in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa italiana applicabile.
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei dati personali è:
OPEN BROTHERS SRL
Sede legale: Via Cola di Rienzo 164/A, 00192 Roma (RM), Italia
Partita IVA: 15801661008
PEC: OPENBROTHERS@PEC.NET
Sito web: https://www.therubenscollection.com
OPEN BROTHERS SRL opera nel settore dell'ospitalità attraverso il marchio commerciale The Rubens Collection.
Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare il titolare agli indirizzi sopra indicati.
2. Dati personali trattati
Nell'ambito delle attività svolte possono essere trattate le seguenti categorie di dati:
Dati identificativi: nome, cognome e informazioni identificative richieste dalla normativa.
Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono e altri recapiti forniti.
Dati relativi alle prenotazioni: date di arrivo e partenza, struttura prenotata, richieste dell'ospite e informazioni necessarie alla gestione del soggiorno.
Dati amministrativi: informazioni relative a pagamenti, fatturazione e documentazione fiscale.
Dati delle comunicazioni: contenuto di email, messaggi WhatsApp e richieste di assistenza.
Dati tecnici di navigazione: indirizzi IP, caratteristiche del dispositivo, log tecnici e informazioni derivanti dall'utilizzo del sito.
I dati vengono raccolti direttamente dagli interessati oppure attraverso piattaforme di prenotazione e intermediari utilizzati per l'erogazione dei servizi.
3. Finalità e basi giuridiche
I dati personali sono trattati per:
Gestione delle prenotazioni e dei soggiorni
Confermare le prenotazioni, organizzare arrivi e partenze, gestire le richieste degli ospiti e fornire i servizi di ospitalità.
Base giuridica: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali.
Assistenza e comunicazioni
Rispondere alle richieste ricevute tramite sito web, email, telefono o WhatsApp Business.
Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali e, quando appropriato, legittimo interesse alla gestione delle comunicazioni.
Adempimenti amministrativi e legali
Assolvere agli obblighi fiscali, contabili, amministrativi e di pubblica sicurezza previsti per le strutture ricettive.
Base giuridica: adempimento di obblighi legali.
Sicurezza e tutela dei diritti
Prevenire utilizzi illeciti dei servizi e tutelare i diritti del titolare.
Base giuridica: legittimo interesse, nei limiti previsti dalla normativa.
Comunicazioni promozionali
Eventuali attività di marketing saranno effettuate soltanto in presenza di una base giuridica idonea, compreso il consenso quando richiesto.
4. Gestione delle prenotazioni
The Rubens Collection può utilizzare sistemi di prenotazione online, piattaforme di intermediazione turistica e software gestionali, tra cui Kross Booking, per organizzare le attività ricettive.
I dati sono utilizzati esclusivamente nella misura necessaria alla gestione delle prenotazioni, all'assistenza degli ospiti e agli obblighi connessi all'attività.
5. WhatsApp Business e comunicazioni digitali
OPEN BROTHERS SRL utilizza WhatsApp Business per comunicare con i propri ospiti.
Le informazioni trattate possono comprendere numeri telefonici, nomi dei contatti, contenuto dei messaggi e dati relativi alle richieste ricevute.
La piattaforma WhatsApp è fornita da società del gruppo Meta, che possono trattare informazioni secondo le rispettive condizioni e informative sulla privacy.
Le comunicazioni sono finalizzate prevalentemente alla gestione dei soggiorni e all'assistenza degli ospiti.
6. Automazioni e intelligenza artificiale
The Rubens Collection sta sviluppando strumenti digitali per migliorare i tempi di risposta e l'organizzazione delle comunicazioni.
Tali strumenti potranno includere le API ufficiali di WhatsApp Business, piattaforme di automazione come n8n e servizi di intelligenza artificiale forniti da OpenAI.
Quando queste funzionalità saranno effettivamente attivate, alcune comunicazioni potranno essere elaborate attraverso tali servizi per interpretare le richieste degli ospiti e predisporre risposte pertinenti.
OPEN BROTHERS SRL adotterà misure per limitare i dati condivisi a quelli necessari, verificare i rapporti contrattuali con i fornitori e garantire la protezione delle informazioni personali.
L'utilizzo di strumenti AI per l'assistenza non comporterà, per le finalità qui descritte, decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi sugli interessati.
Gli ospiti potranno richiedere assistenza da parte del personale della struttura.
L'attivazione di ulteriori funzionalità comporterà, ove necessario, l'aggiornamento della presente informativa.
7. Destinatari dei dati
I dati personali possono essere trattati, secondo le rispettive funzioni, da:
Personale e collaboratori autorizzati di OPEN BROTHERS SRL.
Fornitori di servizi informatici, hosting e gestione del sito.
Piattaforme di prenotazione e gestionali delle strutture.
Fornitori di servizi di comunicazione e assistenza.
Consulenti fiscali, amministrativi e legali.
Autorità pubbliche, nei casi previsti dalla normativa.
I fornitori che operano come responsabili del trattamento sono soggetti agli accordi e alle garanzie previsti dall'articolo 28 del GDPR.
8. Trasferimento internazionale dei dati
Alcuni fornitori tecnologici possono comportare il trasferimento o l'accesso a dati personali da Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo.
Ove applicabile, OPEN BROTHERS SRL utilizza le garanzie previste dal GDPR, comprese decisioni di adeguatezza e clausole contrattuali standard, secondo i servizi effettivamente utilizzati.
È possibile richiedere informazioni sulle garanzie applicate contattando il titolare.
9. Conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate e agli obblighi previsti dalla legge.
I dati contabili e fiscali sono conservati secondo i termini normativi applicabili.
I dati relativi alle comunicazioni e alle richieste di assistenza sono conservati secondo criteri di necessità e proporzionalità, tenendo conto delle esigenze operative e della tutela dei diritti.
I periodi di conservazione specifici o i criteri utilizzati per determinarli possono essere richiesti al titolare.
10. Cookie e tecnologie di navigazione
Il sito www.therubenscollection.com utilizza tecnologie necessarie al proprio funzionamento.
L'eventuale utilizzo di cookie analitici, pubblicitari o di altri strumenti di tracciamento viene disciplinato dalla normativa applicabile e, quando richiesto, subordinato al consenso dell'utente.
Le informazioni sui cookie effettivamente utilizzati e sulle modalità di gestione delle preferenze sono rese disponibili attraverso gli strumenti di informazione e consenso del sito, ove applicabili.
11. Diritti degli interessati
Gli interessati possono esercitare, nei casi previsti dagli articoli 15–22 del GDPR:
Diritto di accesso ai dati personali.
Diritto di rettifica.
Diritto alla cancellazione.
Diritto di limitazione del trattamento.
Diritto alla portabilità dei dati.
Diritto di opposizione al trattamento.
Diritto di revocare il consenso, quando il trattamento si basa sul consenso.
Le richieste possono essere inviate a:
oppure tramite PEC:
Il titolare risponderà nei termini previsti dalla normativa.
Gli interessati possono inoltre presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali: www.garanteprivacy.it.
12. Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati necessari per effettuare una prenotazione, gestire un soggiorno e adempiere agli obblighi legali è necessario per fornire i relativi servizi.
Il mancato conferimento di tali dati può impedire la conclusione o l'esecuzione del rapporto contrattuale.
Il conferimento di informazioni facoltative resta libero, salvo diversa indicazione.
13. Sicurezza dei dati
OPEN BROTHERS SRL adotta misure tecniche e organizzative appropriate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, divulgazione o alterazione indebita.
L'accesso ai dati viene limitato ai soggetti autorizzati, in relazione alle rispettive mansioni e necessità operative.
14. Aggiornamenti
La presente informativa può essere modificata per adeguarsi